C’è una scena che, chi amministra condomìni da qualche anno, conosce fin troppo bene.
L’assemblea è convocata regolarmente, i punti all’ordine del giorno sono delicati, i quorum sono sul filo. A poche ore dall’inizio arriva il messaggio: una mail, un WhatsApp, a volte una lettera protocollata. Il condomino scrive: “Non posso partecipare, ma sono favorevole”. Oppure: “Mi dichiaro contrario e chiedo che venga messo a verbale”.
Ed è proprio lì che nasce il problema.
Perché quella nota scritta, per quanto educata, chiara o persino dettagliata, non vale nulla ai fini deliberativi. Non è un voto. Non è una presenza. Non è una delega. È solo un’opinione espressa fuori dall’assemblea. Eppure, su questo equivoco, si costruiscono ogni anno decine di contenziosi, assemblee impugnate e rapporti incrinati.
Il problema non è giuridico. È culturale.
Molti condomini sono convinti che basti “farsi sentire” per partecipare. Che l’assemblea sia una sorta di sondaggio, dove anche chi non c’è può incidere. Ma il diritto condominiale funziona in modo diverso: l’assemblea è un luogo fisico o telematico, regolato da presenze, deleghe e quorum, non da dichiarazioni a distanza.
Il punto critico emerge sempre dopo.
Quando la delibera non piace.
Quando i lavori partono.
Quando arriva il riparto.
A quel punto, la nota scritta diventa improvvisamente centrale: “Ma io avevo scritto che ero contrario”, “L’amministratore lo sapeva”, “Doveva tenerne conto”. Ed è lì che l’amministratore si trova esposto, spesso ingiustamente, a contestazioni che nascono da una convinzione sbagliata all’origine.
La legge è chiara, ma poco conosciuta: chi è assente non vota, salvo che non abbia conferito una delega valida a un altro condomino. Non esistono voti per corrispondenza, né dichiarazioni preventive che possano sostituire la partecipazione. La nota può essere allegata al verbale, per correttezza e trasparenza, ma non incide sull’esito della votazione.
Ed è qui che il problema diventa anche operativo.
Molti amministratori, per quieto vivere o per eccesso di prudenza, finiscono per dare spazio a queste note, leggendo i contenuti in assemblea o citandoli nel verbale. Un gesto che nasce da buone intenzioni, ma che rischia di generare l’effetto opposto: rafforzare l’idea che quella posizione abbia un peso formale.
In realtà, così facendo, si crea solo confusione.
Confusione nei presenti, che pensano a un “voto fantasma”.
Confusione negli assenti, che si sentono parte attiva senza esserlo davvero.
Confusione giuridica, che può trasformarsi in impugnazione.
Il problema, quindi, non è la nota scritta in sé.
Il problema è l’aspettativa che la accompagna.
Nel condominio medio italiano, dove il tempo è poco e la partecipazione spesso scarsa, l’assenza è diventata la norma. Ma l’assemblea resta il cuore decisionale della vita condominiale. Svuotarla di significato, trasformandola in un passaggio formale aggirabile con un messaggio, significa indebolire tutto il sistema.
Per questo il ruolo dell’amministratore è cruciale. Non come censore, ma come guida. Spiegare prima, chiarire in convocazione, ricordare che esiste la delega come strumento legittimo. E soprattutto resistere alla tentazione di “accontentare tutti”, perché nel diritto condominiale accontentare tutti spesso significa esporsi a errori.
La vera tutela, per il condominio e per l’amministratore, sta nella chiarezza. Dire che la nota dell’assente non ha valore non è un atto di rigidità, ma di correttezza. Serve a evitare illusioni, frustrazioni e conflitti futuri.
In fondo, l’assemblea non chiede molto: presenza, ascolto, responsabilità.
Tutto il resto – mail, messaggi, dichiarazioni preventive – resta fuori dalla porta.
Ed è bene che resti lì.
Redazione