Gli archivi sono la memoria dei luoghi; senza memoria, ogni comunità è condannata a ripetere i propri errori
Nel microcosmo del condominio, fatto di assemblee, regolamenti, rapporti quotidiani tra vicini, la documentazione rappresenta la linfa vitale della gestione: verbali, bilanci, contabilità, contratti, corrispondenza, fatture, anagrafe, che ne costituiscono la memoria storica, amministrativa e normativa.
L’amministratore, figura centrale disciplinata dall’art. 1129 c.c., ha il dovere di conservarli e archiviarli con cura, in forma cartacea o digitale, affinché siano disponibili e accessibili ai condomini secondo quanto stabilito dall’art. 1130-bis c.c., il tutto con la diligenza del “buon padre di famiglia” prevista dagli artt. 1710 e ss. c.c. I documenti condominiali, secondo quanto indicato dall’art. 1130 c.c., includono il registro dell’anagrafe del fabbricato, i verbali delle assemblee, i registri di nomina e revoca dell’amministratore, quello di contabilità e la contabilità giustificativa. L’attività di gestione documentale non è un compito secondario, ma una responsabilità primaria che consente la ricostruzione della storia amministrativa e la tutela degli interessi di tutti i partecipanti.
Per comprendere meglio il quadro, è utile distinguere tra tre macro-categorie di documenti.
Vi sono i documenti da conservare “in eterno” o comunque per un tempo molto lungo, che fanno parte della memoria storica e legale del condominio, come i verbali assembleari, gli atti costitutivi, il regolamento condominiale ufficiale e le delibere di rilevanza strutturale.
Ci sono poi i documenti da conservare per un tempo limitato, come le fatture, i giustificativi di spesa, i bilanci annuali, che la legge e la prassi indicano di mantenere per almeno dieci anni, in coerenza con l’art. 1130-bis c.c. Infine, vi sono i documenti che devono essere eliminati o sostituiti una volta superati o aggiornati: certificati impiantistici, contratti, comunicazioni operative non più attuali, versioni obsolete di piani e progetti.
Quando si verifica un passaggio di consegne, che avvenga per scadenza del mandato, revoca o dimissioni, l’art. 1129 c.c. impone all’amministratore uscente di consegnare senza indugio tutta la documentazione al subentrante, per garantire la continuità della gestione e la possibilità di controllo da parte dei condomini. Se ciò non avviene, il condominio, rappresentato dal nuovo amministratore o, in mancanza, da un mandatario nominato dall’assemblea, può agire giudizialmente anche con strumenti urgenti come il ricorso ex art. 700 c.p.c. o il decreto ingiuntivo ex art. 633 c.p.c.
Un’alternativa alla via giudiziaria ordinaria è rappresentata dalla mediazione civile ex D.Lgs. 28/2010, che si propone come una strada più rapida ed economica: il con questo procedimento stragiudiziale condominio può avviare una procedura nella quale la richiesta di consegna documentale venga affrontata con l’ausilio di un mediatore (o di un collegio di mediatori), favorendo un dialogo costruttivo in un ambiente protetto nel quale poter raggiungere un accordo conciliativo che eviti tempi e costi di un giudizio. Spesso infatti chiarire e contestualizzare le richieste può aiutare a dirimere una controversia che è frutto di malintesi o errate interpretazioni (anche normative).
L’amministratore negligente che non adempie a questi obblighi può subire gravi conseguenze, anche personali. Il Tribunale di Napoli, con sentenza n. 988 del 30 gennaio 2025, ha chiarito che l’obbligo di garantire l’accesso ai documenti è in capo al condominio, ma se l’amministratore non risponde, l’ente può essere condannato e rivalersi su di lui per cattiva gestione. Ancor più incisiva l’ordinanza del Tribunale Civile di Roma del 18 febbraio 2025, che ha accolto il ricorso di un condominio condannando l’ex amministratore alla restituzione integrale della documentazione e al pagamento delle spese legali, sottolineando che alla revoca o alle dimissioni segue un obbligo immediato di consegna, senza alcuna possibilità di ritardo ingiustificato. Questi casi dimostrano che il ruolo di amministratore non è una funzione meramente gestionale, ma comporta responsabilità dirette, obblighi stringenti e potenziali ricadute economiche personali in caso di inadempimento.
In definitiva, nel contesto condominiale la documentazione non è mera burocrazia, ma una risorsa viva e preziosa: è la chiave che garantisce trasparenza, continuità operativa, controllo e serenità nella vita comune. Custodirla con attenzione e consegnarla senza ritardi non è solo un dovere di legge, ma un atto di rispetto verso la comunità che si rappresenta. In fondo, tra le mura di un condominio, la carta – e oggi anche il file digitale – è ciò che tiene in piedi il delicato equilibrio tra memoria, responsabilità e fiducia.
Redazione