
A ogni condominio il suo bilancio
Come si sente parlare negli spazi comuni, anche il condominio ha il suo bilancio annuale, un po’ come succede per le società. A redigerlo è l’amministratore, il quale può farsi aiutare da un esperto contabile per la sua stesura materiale.
Il bilancio (o rendiconto) è un documento fondamentale in quanto fotografa la situazione economica e patrimoniale dell’edificio, evidenziando tutte le entrate e le uscite, costi e ricavi. Proprio di questo parlerò con il presente articolo: ci occuperemo cioè del rendiconto annuale del condominio. Presentare il bilancio da parte dell’ amministratore è un dovere previsto dall’articolo 1130, comma 7, Codice Civile. Questo articolo prevede che l’amministratore debba “redigere il rendiconto condominiale annuale della gestione e convocare l’assemblea per la relativa approvazione”. Inoltre, cita il medesimo articolo, che il rendiconto deve contenere una chiara esposizione della situazione patrimoniale, dei fondi disponibili e delle eventuali riserve. L’amministratore che dovesse venir meno all’obbligo di preparazione del bilancio e a quello di convocazione dell’assemblea per la sua approvazione rischia di essere rimosso dal proprio incarico anche su ricorso di un solo condomino: si tratta infatti di un inadempimento molto grave per il quale non ci sono giustificazioni annuali della gestione condominiale [1]. È quello che, in modo informale, viene chiamato bilancio (o bilancio consuntivo). Si tratta di un documento contabile dettagliato della gestione amministrativa che espone, in forma facilmente comprensibile, le uscite e le entrate raggruppate per motivazioni omogenee secondo le disposizioni di legge e del regolamento condominiale. Il rendiconto annuale deve contenere le voci di entrata e di uscita ed ogni altro dato inerente alla situazione economica e patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili e alle eventuali riserve.
Secondo la legge, il rendiconto deve essere composto da:
1. un registro della contabilità (o conto economico);
2. un riepilogo finanziario (o stato patrimoniale);
3. una nota sintetica esplicativa della gestione.
Registro della contabilità: cos’è? Nel registro di contabilità l’amministratore deve annotare, in ordine cronologico, entro trenta giorni da quello reale dell’effettuazione, i singoli movimenti in entrata ed in uscita. L’amministratore può tenerlo in modalità cartacea o in modalità informatizzata, ricorrendo ai fogli di calcolo o ad appositi programmi gestionali.
ll riepilogo finanziario, o stato patrimoniale, all’interno del rendiconto annuale elenca tutte le spese sostenute per il condominio durante l’anno di gestione appena concluso. Le spese dovrebbero essere raggruppate per voci omogenee, ad esempio: spese di riscaldamento e manutenzione caldaia, spese di manutenzione del giardino, spese per le pulizie, ecc. In ogni gruppo, vengono elencate le varie voci di spesa, con indicazione del fornitore e gli estremi della fattura. In pratica, il riepilogo finanziario è lo stato patrimoniale del condominio, in quanto rappresenta una fotografia della situazione, definendo lo stato delle attività e passività, enucleando crediti, debiti ed eventuali fondi di riserva. Il bilancio può evidenziare un avanzo o un disavanzo di cassa, a seconda che le spese siano rimaste contenute nelle previsioni oppure le abbiano superate rispetto al bilancio preventivo presentato sempre dall’amministratore. I disavanzi di cassa, e quindi le spese ulteriori a quelle preventivate, devono essere motivate e giustificate. Di solito, si tratta di costi imprevisti ed imprevedibili, quali manutenzioni straordinarie urgenti oppure consumi maggiori di energia elettrica o gas da riscaldamento, come spesso accade negli ultimi anni!
L’amministratore deve obbligatoriamente predisporre una nota sintetica esplicativa relativa alla gestione annuale, con l’indicazione anche dei rapporti in corso e delle questioni pendenti. Tale documento è parte integrante del rendiconto e permette ai condomini di meglio apprezzarne il contenuto. Ad esempio, la relazione sintetica dovrebbe contenere:
1. spiegazioni circa i criteri contabili adottati per gli incassi e per le spese; motivazioni sull’eventuale impiego di fondi di riserva e loro destinazione;
2. notizie sui dipendenti, sulla composizione dei fondi di riserva e sulla giacenza dei conti correnti; evidenziazione dei più rilevanti capitoli di spesa; elencazione dei contratti in corso stipulati con soggetti terzi (ditta appaltatrice, società che eroga il riscaldamento, ecc.);
3. riferimenti in ordine alle certificazioni di sicurezza degli impianti comuni;
4. informative su eventuali controversie giudiziarie in corso;
5. individuazione beni mobili e attrezzature disponibili (cosiddetto inventario).
Una volta predisposto il rendiconto annuale, l’amministratore convoca l’assemblea ordinaria affinché il documento venga approvato. La convocazione dell’assemblea per tale incombente dev’essere fatta entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio annuale. Nell’ottica di permettere a ciascun condomino di conoscere il rendiconto e di poterlo consapevolmente discutere, l’amministratore generalmente ne invia una copia ai condòmini unitamente all’avviso di convocazione dell’assemblea, almeno cinque giorni prima della data di convocazione.
La mancata predisposizione del rendiconto annuale o l’omessa convocazione dell’assemblea per la sua approvazione entro 180 giorni comportano una grave irregolarità dell’amministratore, sanzionabile con la sua revoca giudiziale. In altre parole, l’amministratore che non adempie a questo suo obbligo può essere revocato dall’assemblea (a maggioranza) oppure dal giudice, su ricorso anche di un solo condomino. L’amministratore può sottoporre all’assemblea, unitamente al rendiconto annuale, il preventivo di spesa (comunemente noto anche come bilancio preventivo). Si tratta di un documento, non obbligatorio, con cui vengono prospettate le spese che, con ogni probabilità, dovranno essere sopportate per l’anno successivo. Quindi, mentre il rendiconto (che è obbligatorio) riguarda le spese sostenute nell’anno appena concluso, il preventivo riguarda quelle dell’anno successivo. Il preventivo è quindi un documento in cui vengono indicate, raggruppate per voci omogenee, le uscite future che l’amministratore prevede come necessarie per la corretta gestione condominiale, segnalando conseguentemente le entrate necessarie per poterle soddisfare. Il preventivo è elaborato sulla falsariga del bilancio consuntivo approvato. L’amministratore può, basandosi sui costi sostenuti nel precedente esercizio, preventivare i costi del prossimo esercizio, tutt’al più incrementando qualche voce di spesa, adeguandola all’inflazione. Normalmente, l’assemblea chiamata ad approvare il rendiconto consuntivo dell’anno trascorso è chiamata anche a votare e accettare il preventivo per quello futuro. Per tale motivo, oltre al rendiconto, l’avviso di convocazione ha come allegato il preventivo, in modo che ogni condomino lo possa conoscere anticipatamente. L’approvazione del preventivo autorizza l’amministratore a riscuotere la quantità di fondi necessari ed erogare le spese per il nuovo periodo gestionale. Sulla scorta del preventivo approvato egli può ottenere decreto ingiuntivo verso i condòmini morosi, senza dover attendere la scadenza dell’anno gestionale, quando detto preventivo diventerà un consuntivo approvato dall’assemblea.
Poiché l’amministratore deve attenersi scrupolosamente al preventivo di spesa approvato, una deroga in eccesso è consentita solo nei casi di lavori straordinari aventi carattere di urgenza. Negli altri casi, se si rendesse necessaria una spesa non preventivata, l’amministratore deve convocare apposita assemblea straordinaria per approvare i contributi supplementari. Ogni titolo di spesa in condominio deve trovare infatti il proprio fondamento in un’apposita delibera dell’assemblea, che non può essere sostituita da quella di approvazione del rendiconto annuale. Buona norma è che ciascun condomino segui l’andamento economico e finanziario del condominio già durante l’anno per evitare che a fine anno trovi spiacevoli sorprese. Ovviamente, obbligo dell’amministratore è quello di mettere a disposizione di tutti i condomini copia della documentazione contabile e fiscale, evitando impedimenti e scuse che tendano a fare saltare tali incontri. In ogni modo, ciascun condomino provveda al regolare pagamento delle spese condominiali così come deliberate, per evitare di creare di situazioni spiacevoli al condominio intero. Non pagare le quote condominiali non è un danno all’amministratore ma a tutto il condominio, costretto a sopperire nei servizi condominiali, nell’ attesa dei tempi del recupero crediti della nostra giustizia! Lavorare nel bene del condominio significa nel bene di sé stessi, evitandosi di creare danni e soprattutto molestie da parte degli altri condomini.