
Gestione contabile, economica e finanziaria del condominio: analisi dell’andamento d’esercizio e documentazione fondamentale
La contabilità e i principi contabili applicabili nella realtà condominiale riassumono un insieme di rapporti di scambio come vendite, acquisti, incassi, pagamenti, fra il condominio e l’ambiente esterno e quindi fornitori, professionisti di una pluralità di campi, l’amministratore, enti verificatori e i condòmini stessi.
La giurisprudenza in materia di utilizzo dei principi di contabilità aziendale previsti nel regime societario anche all’interno del condominio, risulta orientarsi verso una tenuta di contabilità e di redazione di bilancio non obbligata al rispetto rigoroso delle regole formali vigenti per le imprese ma risulta fondamentale, che vengano rispettati i principi di ordine, trasparenza e correttezza, riportando nella redazione dei bilanci, documenti chiari ed intellegibili, con precisa analisi delle voci di attivo e passivo di bilancio, corrispondenti alla documentazione relativa all’entrate e alle uscite del condominio (sentenza cassazione civile del 2005).
Tutti questi dati, sono osservabili all’interno del c.d. “Rendiconto condominiale”, documento da redigere in maniera accurata e completa, sottolineando e mostrando le voci di entrata e di uscita e ogni altro dato inerente alla situazione patrimoniale del condominio, ai fondi disponibili e alle eventuali riserve (vedasi art. 1130 bis del Codice civile). Prima della Riforma del condominio, non vi era un’indicazione specifica che illustrasse agli amministratori le caratteristiche specifiche dei contenuti della documentazione che rendesse conto della gestione, erano dunque a completo appannaggio degli amministratori. Il nuovo articolo 1130 bis del Codice civile ha quindi descritto la composizione del Rendiconto condominiale, a sua volta precisata da una serie di commentatori e professionisti della materia.
Un rendiconto è quindi composto da differenti documentazioni come: un Registro di contabilità ed un Bilancio consuntivo della gestione, un Riepilogo finanziario, un Conto economico, una Situazione Patrimoniale, una situazione relativa ai Fondi esistenti, una Nota sintetica esplicativa ed uno stato di ripartizione delle spese (sia consuntive che preventive, da sottoporre ad approvazione assembleare con le maggioranze previste dal Codice civile).
Prima di soffermarci sulla descrizione delle voci appena citate, vi è da sottolineare due aspetti relativi al rendiconto di gestione condominiale. Dapprima bisogna sottolineare naturalmente che un rendiconto condominiale, deve collegarsi e allinearsi alla gestione d’esercizio contabile precedente, deve quindi essere una contabilità riferita ad uno specifico anno di gestione ma allineata rispetto ai saldi della gestione precedente, per consentire di effettuare una serie di operazioni contabili che consentano una continuità rispetto all’annualità finanziaria precedente.
L’altro aspetto degno di attenzione è la presenza di una diatriba in corso, relativa all’utilizzo di un determinato criterio di registrazione delle movimentazioni contabili in entrata ed in uscita tra: criterio di competenza, cassa o entrambe in contemporanea (di tipo misto). Nel primo caso, si registrano nel bilancio consuntivo condominiale le entrate e le uscite, riferite al periodo di gestione, a prescindere che vi sia stato l’effettivo esborso o l’effettiva corresponsione del denaro. Il criterio di cassa invece, considera ciò che è stato effettivamente sostenuto e che si è concretizzato durante la gestione, andando ad essere poi soggetto di ripartizione delle spese.
La giurisprudenza sul tema, si è espressa in maniera differente e contradditoria, l’articolo 1130 bis del Codice civile, fa evincere come non vi sia un metodo obbligatorio od inderogabile per la redazione dei documenti ma, possono essere utilizzati entrambi i criteri, prediligendo uno rispetto all’altro, in base alla documentazione che si sta redigendo. Per esempio, la situazione patrimoniale richiede la registrazione di movimentazioni rilevate sulla base di criteri di competenza, mentre il registro di contabilità riporta entrate ed uscite in ordine cronologico e dunque dovrà tenere conto dell’effettivo esborso o incasso avvenuto. Fatte queste premesse, per avere una contezza della tipologia di documentazione appena citata, occorre soffermarci su ciascuna voce, illustrandone brevemente la sua funzione.
Come abbiamo detto, tra i documenti che compongono il rendiconto condominiale vi è il Registro di contabilità, che prevede l’annotazione dei movimenti in entrata ed in uscita, in ordine cronologico, utilizzando il principio di cassa e dunque rilevando entrate ed uscite che si realizzano effettivamente mediante addebito e/o accredito sul conto corrente bancario condominiale.
Troviamo poi il Bilancio consuntivo della gestione ed il suo relativo riparto, rappresentato dal documento con le spese sostenute durante la gestione d’esercizio, una sorta di estratto conto che riporta tutte le movimentazioni in uscita, riepilogate in maniera dettagliata e precisa ed anche in ordine cronologico, secondo macro-voci e sotto voci di spesa differenti (es. spese di proprietà e generali, spese relative al comparto energetico, all’acqua, alle manutenzioni, alle pulizie etc.…).
Da questo, si origina il riparto di spesa tra i condòmini, pro quota millesimale od in base ai differenti criteri di ripartizione delle spese, in osservanza del Regolamento condominiale o al Codice civile. Troviamo successivamente lo Stato Patrimoniale, il quale indica, come è noto, le disponibilità di cassa alla data di chiusura d’esercizio, attività e passività oltre che indicazione dei fondi e delle riserve disponibili, i quali devono essere espressi in modo da consentirne l’immediata verifica. Il Bilancio condominiale a fine gestione, dovrebbe rappresentarsi in pareggio, senza quindi un avanzo o disavanzo di gestione, il cui utilizzo o la cui destinazione, in caso fossero presenti, andrebbe sottoposta ad approvazione assembleare. Un eventuale avanzo potrebbe essere restituito ai condòmini o destinato ad eventuali attività (vedi art 1135 del Codice civile) mentre il disavanzo andrebbe ripartito nel bilancio successivo. Troviamo poi il Conto economico, il prospetto di entrate ed uscite gestite secondo un criterio di competenza, che incorpora il principio di cassa, indicanti costi e ricavi maturati durante la gestione, con indicazione del relativo sbilancio di gestione e se quindi si ha un utile o una perdita, che generà un conguaglio di ripartizione. Vi è inoltre il Riepilogo finanziario che considera le variazioni avvenute in riferimento alle risorse e ai fondi disponibili, durante l’esercizio finanziario di riferimento, evidenziando i flussi in entrata ed in uscita di ciascuna risorsa a disposizione.
A corredo di tale documentazione, vi è inoltre la nota sintetica esplicativa, che riporta l’indicazione di eventuali rapporti, liti in corso e questioni pendenti e che specifica in forma descrittiva, quanto riportato numericamente nei documenti succitati, soprattutto per le parti non facilmente intellegibili.
Infine, un ultimo documento fondamentale è il rendiconto condominiale preventivo ed il suo relativo riparto che, come suggerisce la parola stessa, costituisce una stima delle spese che dovranno essere potenzialmente onorate nel corso della prossima gestione, facendo riferimento sia a spese di natura certa (prevista da un contratto d’appalto in essere) sia quelle che fanno riferimento alle utenze e ai beni essenziali. Queste spese e il loro riparto sono fondamentali per consentire di avere a disposizione i fondi necessari per le spese relative alla manutenzione e alla conservazione dei beni comuni e anch’esso, deve essere approvato in assemblea, insieme ad eventuali lavori o attività da effettuare e da porre sul documento. Si tiene sempre presente che la corrispondenza assoluta tra preventivo e consuntivo è difficile da realizzare. Le spese possono risultare maggiori rispetto a quanto preventivato durante l’anno, per esempio quando durante la gestione, si sono realizzati uno o più interventi imprevisti o di manutenzione straordinaria urgente su cui l’amministratore può avere potere di spesa autonoma (vedi articolo 1135 c.c.), con eventuale potere dell’assemblea di ratificare tale attività.
Dunque, tutte queste documentazioni, inquadrano in maniera chiara, semplice e veritiera l’andamento finanziario ed economico del condominio, permettendo un’immediata comprensibilità ed analisi dei fatti realmente accaduti durante l’esercizio finanziario. Saperle analizzare, consente di avere maggiore contezza del funzionamento della gestione condominiale e delle risorse disponibili.