È mattina, si apre la posta dello studio e… tra bollette, solleciti e verbali, compare una comunicazione dell’Agenzia delle Entrate intestata al condominio. Per molti amministratori inizia il batticuore: si tratta di un errore? Una dimenticanza? O il condominio ha davvero qualcosa da temere?
La verità è che un condominio può ricevere legittimamente cartelle esattoriali, accertamenti o segnalazioni da parte del fisco. Ecco cosa significa, quando succede e come va gestita la situazione.
Perché l’Agenzia delle Entrate scrive al condominio
Il condominio, pur non essendo un soggetto dotato di personalità giuridica piena, è a tutti gli effetti un sostituto d’imposta per alcune operazioni, ad esempio:
- il pagamento dei compensi ai fornitori soggetti a ritenuta d’acconto (idraulici, elettricisti, tecnici, ecc.);
- il versamento delle ritenute fiscali tramite modello F24;
- la presentazione della Certificazione Unica (CU) e della dichiarazione 770;
- la corretta compilazione del quadro AC della dichiarazione dei redditi (per comunicare i dati del condominio e dei fornitori).
Se qualcosa in questi passaggi non è stato fatto o è stato fatto in modo errato, l’Agenzia delle Entrate può inviare un avviso o una cartella esattoriale, chiedendo chiarimenti o il pagamento di sanzioni e interessi.
Il condominio ha sempre torto?
Assolutamente no. Ma l’Agenzia notifica comunque il condominio come primo interlocutore. In alcuni casi, si tratta di errori materiali, facilmente sanabili; in altri, invece, emerge una mancata trasmissione o un versamento omesso, magari per disattenzione o per inadempienza del precedente amministratore.
La responsabilità, quindi, non è automatica, ma va ricostruita caso per caso. Ed è qui che entra in gioco il ruolo fondamentale dell’amministratore, che deve:
- verificare con il commercialista e/o il consulente fiscale cosa è stato effettivamente fatto;
- rispondere nei termini indicati nella comunicazione;
- eventualmente proporre un ricorso o richiedere l’annullamento in autotutela, se sussistono le condizioni;
- informare tempestivamente i condòmini, convocando un’assemblea se la cifra è rilevante.
E se la comunicazione riguarda un fornitore non in regola?
Sempre più spesso, l’Agenzia delle Entrate invia al condominio segnalazioni relative ai fornitori, ad esempio:
- soggetti con partita IVA cessata o irregolare;
- mancanza di adempimenti fiscali a loro carico;
- incongruenze tra quanto dichiarato dal condominio e quanto risulta al fisco.
In questi casi, l’amministratore viene invitato a fornire chiarimenti o a esibire documentazione, ma non sempre il condominio è direttamente responsabile.
Tuttavia, attenzione: se il condominio ha effettuato un pagamento senza le dovute ritenute o a un soggetto non abilitato, può essere chiamato a rispondere in solido per gli importi non versati, le sanzioni e gli interessi.
Responsabilità dell’amministratore: prevenire è meglio che pagare
La scelta e la gestione dei fornitori non è solo una questione di prezzo o qualità del servizio. È anche – e soprattutto – una questione fiscale e documentale.
L’amministratore ha il dovere di:
- verificare lo stato fiscale del fornitore, chiedendo DURC, visura camerale e certificati di regolarità;
- effettuare correttamente le ritenute d’acconto e i versamenti F24;
- trasmettere nei tempi le certificazioni fiscali e i modelli dichiarativi previsti;
- conservare tutta la documentazione utile a tutelare il condominio da eventuali contestazioni.
Cosa fare quando arriva una cartella
- Non ignorarla: anche una semplice comunicazione può diventare una sanzione se non si risponde nei tempi.
- Verificare il contenuto con un consulente fiscale.
- Contattare il fornitore interessato, se la comunicazione riguarda lui.
- Informare i condòmini, soprattutto se saranno necessarie spese straordinarie.
- Agire con tempestività: ogni giorno perso può comportare interessi aggiuntivi.
Quando il condominio riceve posta dal fisco, non è sempre un errore né necessariamente una colpa. Ma è sempre una responsabilità da gestire con competenza e trasparenza. E come sempre, più il condominio è organizzato, documentato e attento in fase di selezione e gestione dei fornitori, meno rischi corre in futuro.
