L’accelerazione tecnologica ha ormai consolidato l’uso della videoconferenza in ambito condominiale. Tuttavia, per le grandi società di amministrazione che gestiscono complessi con centinaia di proprietari, l’organizzazione di assemblee telematiche o ibride (in presenza e a distanza simultaneamente) rappresenta una sfida giuridica di primo ordine. Per gli aspetti organizzativi, consulta anche la guida pratica sull’assemblea online in condominio. Vizi della convocazione o problemi nella verifica dei partecipanti e dei voti possono esporre le delibere a impugnazione ai sensi dell’art. 1137 c.c.; le conseguenze dipendono dal difetto concreto, senza automatismi.

Il quadro normativo: il previo consenso e la convocazione (Art. 66 disp. att. c.c.)

La validità dell’assemblea telematica si fonda sull’articolo 66, sesto comma, delle Disposizioni di attuazione del Codice Civile. La norma richiede che la possibilità di svolgere la riunione mediante videoconferenza sia prevista dal regolamento di condominio o sia acconsentita dalla maggioranza dei condòmini.

Per le società di amministrazione, la best practice operativa consiste nel sottoporre al voto, nella prima assemblea utile, una modifica regolamentare che autorizzi in modo permanente la modalità telematica ed ibrida. Nella convocazione inviata ai proprietari è obbligatorio inserire:

• La piattaforma utilizzata e l’ora della riunione; è utile aggiungere il link di accesso sicuro.
• L’ordine del giorno dettagliato.
• Istruzioni tecniche chiare per la connessione e il voto, utili per agevolare la partecipazione.

La verifica dell’identità e la gestione delle deleghe digitali

Uno dei punti più vulnerabili in un giudizio di impugnazione è l’accertamento dell’identità dei partecipanti e la validità delle deleghe di rappresentanza.

Nelle assemblee ibride, il presidente dell’assemblea — coadiuvato dall’amministratore — deve verificare all’inizio della seduta l’identità di ciascun partecipante collegato tramite webcam e riscontrare le deleghe trasmesse preventivamente via e-mail o PEC. L’utilizzo di piattaforme professionali in grado di rilasciare un registro degli accessi (log) con orario di ingresso, uscita e indirizzo IP costituisce una prova documentale fondamentale di fronte a un’eventuale contestazione.

Guasti tecnici e disconnessione: quando si compromette il quorum?

Cosa accade se la connessione internet cade durante la votazione di un punto cruciale dell’ordine del giorno? La giurisprudenza e la dottrina prevalente ritengono che l’interruzione tecnica non imputabile al condomino non invalidi automaticamente l’assemblea, a condizione che:

• Il presidente deve constatare l’eventuale perdita del quorum deliberativo e sospendere temporaneamente la seduta per consentire la riconnessione.
• Il verbale deve indicare con precisione il momento della disconnessione e il numero di millesimi presenti a ciascuna votazione.
• Se il guasto è generalizzato e riguarda la piattaforma, il presidente deve sospendere la seduta e rinviare la prosecuzione nel rispetto dei termini di legge.

Cybersicurezza e conservazione del verbale

Le grandi amministrazioni non possono avvalersi di software di videoscrittura o videocall generici privi di garanzie di riservatezza. La piattaforma e il suo utilizzo devono rispettare il GDPR. Per la videoregistrazione dell’assemblea, il Garante richiede il consenso informato di tutti i partecipanti; va distinta la registrazione di una conversazione effettuata da un partecipante per una concreta esigenza di difesa, soggetta a una valutazione specifica. Il verbale redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente deve essere trasmesso all’amministratore e a tutti i condòmini con le formalità previste per la convocazione, come richiede l’art. 66 disp. att. c.c. per la videoconferenza. La normale e-mail non va equiparata automaticamente alla PEC.

Checklist operativa prima dell’assemblea

L’assemblea digitale non è una prassi informale, ma un atto giuridico solenne trasferito in un ambiente virtuale. Prima della convocazione, l’amministratore dovrebbe verificare consenso o previsione regolamentare, modalità di identificazione, gestione delle deleghe, continuità del quorum, sicurezza della piattaforma e verbalizzazione delle disconnessioni.

Fonti normative e istituzionali

• Art. 66 disp. att. c.c. sulla partecipazione in videoconferenza — Gazzetta Ufficiale.
• Il condominio e la privacy — Garante per la protezione dei dati personali.

Marco Starace